5 greșeli contabile frecvente la SRL-urile din Moldova (și cât te costă fiecare în 2026)

În contabilitatea unui SRL, greșelile nu vin niciodată singure și nu sunt niciodată gratuite. Fie că vorbim despre un control fiscal, despre o reclasificare făcută de Serviciul Fiscal de Stat sau despre cheltuieli respinse la deducere, fiecare omisiune se transformă într-o sumă concretă pe care administratorul o achită din rezultatul afacerii.

Anul 2026 a adus modificări substanțiale în Codul fiscal — de la noul regim al antreprenorilor independenți (Legea nr. 228/2025) până la ajustările prin Legea nr. 318/2025 publicate în Monitorul Oficial la 31 decembrie 2025. În acest context, anumite greșeli care înainte erau tolerate sau ușor remediabile au devenit semnificativ mai costisitoare.

Articolul de față trece în revistă cele cinci greșeli contabile pe care le întâlnim cel mai frecvent la SRL-urile din Republica Moldova, cu accent pe cuantumul real al pierderii și pe modul în care pot fi prevenite.

1. Confuzia patrimoniului personal cu cel al SRL-ului

Cea mai frecventă greșeală — și, paradoxal, cea mai puțin recunoscută ca atare de administratori — este utilizarea conturilor și cardurilor companiei pentru cheltuieli personale: combustibil în afara delegării, restaurante private, achiziții fără legătură cu activitatea, retrageri de numerar fără o decizie justificată.

SRL-ul este o persoană juridică distinctă. Patrimoniul lui nu se suprapune cu cel al asociatului, nici măcar atunci când acesta este unic. În practică, o cheltuială personală decontată din contul companiei se traduce în două probleme: cheltuiala devine nedeductibilă (mărind baza impozabilă) și, în plus, suma poate fi reclasificată de SFS ca dividend mascat sau ca remunerație neîncadrată legal.

Cât te costă, concret:

Să presupunem că într-un an au fost retrași 50.000 MDL pe cardurile companiei pentru cheltuieli nedocumentate. Calculul tipic arată astfel:

• Cheltuieli nedeductibile → recalculare impozit pe venit: 50.000 × 12% = 6.000 MDL
• Reclasificare ca dividend (scenariu mai favorabil) → 50.000 × 6% impozit pe dividend = 3.000 MDL
• Reclasificare ca remunerație (scenariu nefavorabil) → impozit pe venit 12% + CAS angajator 24% + CNAM 9% + CAS angajat 6% = peste 25.000 MDL
• Penalități pentru evidență contabilă incorectă și majorări de întârziere — calculate zilnic până la stingerea obligației

Cum eviți: ține conturile complet separate, documentează fiecare retragere cu decizie scrisă a asociaților (dividend, împrumut acordat asociatului, remunerație), și înregistrează operațiunile în contabilitate la termen. Lipsa documentării transformă orice control fiscal într-un risc previzibil. Pentru un cadru corect de înregistrare a operațiunilor, vezi serviciile noastre de evidență contabilă.

2. Înregistrarea tardivă în calitate de plătitor de TVA

Pragul obligatoriu de înregistrare ca plătitor de TVA în Republica Moldova a fost majorat prin Legea nr. 318/2025 la 1.500.000 MDL, iar începând cu 1 martie 2026 la 1.700.000 MDL — cifră de afaceri cumulată pe parcursul a 12 luni consecutive (Codul fiscal, art. 112). Mulți administratori monitorizează acest plafon abia la finalul anului, când deja a fost depășit cu mult.

Consecințele depășirii tăcute sunt severe. SFS te poate înregistra retroactiv din momentul în care pragul a fost atins, iar TVA aferentă vânzărilor efectuate între momentul depășirii și momentul descoperirii este datorată integral către buget — chiar dacă nu a fost colectată de la clienți.

Cât te costă, concret:

O firmă care depășește pragul în iunie, dar este înregistrată abia în decembrie (de către SFS, în urma unui control), pe vânzări de 700.000 MDL realizate în cele șase luni neînregistrate:

• TVA datorată retroactiv: 700.000 × 20% = 140.000 MDL (din rezultatul firmei, nu al clienților)
• Amendă pentru neînregistrare în termen, conform Codului fiscal
• Majorări de întârziere calculate zilnic până la achitarea integrală

În plus, clienții care erau plătitori de TVA nu mai pot solicita deducerea, ceea ce afectează relația comercială și credibilitatea firmei.

Cum eviți: monitorizarea lunară a cifrei de afaceri cumulate pe ultimele 12 luni este obligatorie, nu opțională. La aproximativ 1.300.000 MDL cumulat (80% din plafon), începe procedura de înregistrare — nu mai aștepta pragul exact. Un sistem contabil care nu emite alertă automată la 80% din plafon este un sistem incomplet.

3. Calificarea greșită a colaboratorilor: contracte de prestări servicii vs. raporturi de muncă

Această greșeală a devenit deosebit de costisitoare începând cu 1 ianuarie 2026. Modificarea adusă articolului 88 din Codul fiscal prevede expres că relațiile dintre o persoană fizică ce prestează servicii și o companie se califică drept raporturi de muncă atunci când nu sunt îndeplinite condițiile prevăzute la art. 24 din Codul fiscal, și se impozitează similar salariului.

Cu alte cuvinte: dacă un “colaborator” lucrează exclusiv pentru tine, după un program impus, la sediul tău, cu echipamentul tău, atunci nu este colaborator — este angajat, iar SFS îl va trata fiscal ca atare. Reclasificarea poate fi făcută retroactiv, cu toate consecințele care decurg.

Cât te costă, concret:

Un specialist plătit cu 30.000 MDL/lună pe contract de prestări servicii timp de un an, dacă este reclasificat ca angajat:

• CAS angajator (24%): 30.000 × 24% × 12 luni = 86.400 MDL
• CAS angajat (6%) și CNAM (9%) — reținut din suma plătită, datorat retroactiv: aproximativ 54.000 MDL
• Impozit pe venit reținut la sursă (12%, după deducerea CNAM și scutirilor personale): aproximativ 35.000 MDL
• Total: aproximativ 175.000 MDL retroactiv pentru un singur “colaborator”
• La care se adaugă majorările de întârziere și amenzile

Pentru o companie cu 3-4 astfel de “colaboratori” pe an, suma devine devastatoare. Și aceasta este o zonă pe care SFS o monitorizează intens în 2026, tocmai datorită noului regim al antreprenorilor independenți.

Cum eviți: analiză juridică reală a relației înainte de semnarea contractului. Subordonarea, programul fix, exclusivitatea, utilizarea echipamentului firmei — toate sunt indicii care înclină balanța spre raporturi de muncă, indiferent de denumirea documentului semnat. Echipa noastră de servicii juridice analizează contractele de colaborare înainte de semnare, exact pentru a preveni aceste reclasificări.

4. Lipsa actelor primare justificative

Plățile fără factură, bonurile pierdute, deconturile de cheltuieli fără documente suport, achizițiile în numerar fără chitanță — toate sunt situații banale în practica multor SRL-uri și, fiecare în parte, are același efect fiscal: cheltuiala nu poate fi dedusă.

Conform Codului fiscal și Legii contabilității și raportării financiare, fiecare operațiune economică trebuie să fie documentată prin acte primare la momentul efectuării ei. Lipsa acestor documente nu este o problemă pe care o “rezolvi mai târziu” — în timpul unui control, SFS respinge cheltuiala și recalculează impozitul, cu efect direct asupra rezultatului fiscal.

Cât te costă, concret:

Un SRL cu cheltuieli anuale nedocumentate corespunzător în valoare de 100.000 MDL:

• Recalculare impozit pe venit: 100.000 × 12% = 12.000 MDL
• Amendă pentru încălcarea regulilor de evidență contabilă, conform Codului fiscal, art. 257 (multiplicabilă în funcție de gravitate și numărul de încălcări constatate)
• Majorări de întârziere pentru perioada dintre exercițiul fiscal vizat și data controlului

Important: chiar și actele primare emise corect, dar înregistrate cu întârziere sau pierdute, generează aceleași consecințe ca lipsa lor totală. Un singur dosar lipsă într-un control de fond poate declanșa verificări extinse pe alte perioade fiscale.

Cum eviți: disciplină contabilă lunară (nu trimestrială, nu anuală), arhivare digitală sistematică a tuturor documentelor, și instruirea angajaților cu privire la obligația de a prezenta documente justificative pentru orice cheltuială efectuată în numele companiei. Un proces simplu de aprobare a deconturilor reduce dramatic acest risc.

5. Distribuirea dividendelor fără respectarea procedurii legale

Plata dividendelor pare o operațiune simplă, dar este reglementată strict de Legea nr. 135/2007 privind societățile cu răspundere limitată și de Codul fiscal. Distribuirea înainte de aprobarea situațiilor financiare anuale, fără hotărâre formală a adunării asociaților, sau către asociați care nu și-au vărsat integral aportul — toate sunt practici care pot fi reclasificate de SFS și care atrag răspunderea administratorului.

În 2026, această zonă a câștigat o relevanță suplimentară: Legea nr. 318/2025 a extins cu un an perioada de amânare a impozitului pe venit pentru întreprinderile mici și mijlocii care nu distribuie profiturile sub formă de dividende sau acțiuni. Beneficiul este real și consistent, dar disponibil exclusiv companiilor care respectă procedura și documentează corect deciziile de neredistribuire.

Cât te costă, concret:

Un asociat care primește 200.000 MDL drept “dividende” fără hotărâre AGA validă și fără reținere la sursă:

• SFS reclasifică suma ca remunerație neimpozitată → diferență de impozit pe venit, CAS și CNAM = între 70.000 și 90.000 MDL
• Răspunderea administratorului pentru distribuiri nelegale, conform Legii nr. 135/2007
• Pierderea facilității de amânare a impozitului prevăzută de Legea nr. 318/2025, dacă procedurile companiei nu sunt în regulă
• Impozit pe dividend de 6% datorat în sarcina companiei (când nu a fost reținut la sursă)

Cum eviți: orice distribuire de dividende este precedată de aprobarea situațiilor financiare anuale, de o hotărâre formală a adunării asociaților consemnată în registrul de procese-verbale și de reținerea la sursă a impozitului de 6%. Procedura este simplă, dar netranzacționabilă din perspectiva SFS.

Concluzie

Cele cinci greșeli analizate au un numitor comun: sunt rezultatul unei evidențe contabile reactive, nu proactive. Niciuna dintre ele nu apare pentru că administratorul ar fi rău intenționat — apar pentru că ritmul afacerii devansează disciplina financiară, iar lipsurile mici se acumulează până devin probleme structurale.

Costul cumulat al acestor erori pentru un SRL mediu poate ajunge la câteva sute de mii de lei pe an — sumă care, în majoritatea cazurilor, este de zece ori mai mare decât costul unui serviciu contabil profesionist care le-ar fi prevenit.

Anul 2026, cu noile prevederi privind antreprenorii independenți și reclasificarea raporturilor de muncă, ridică ștacheta și pentru companiile care până acum funcționau “satisfăcător”. Reactualizarea politicilor interne de evidență contabilă și verificarea conformității cu modificările intrate în vigoare la 1 ianuarie 2026 nu mai sunt opționale.

Cum te poate ajuta ExpertCont

Echipa ExpertCont lucrează cu SRL-uri, întreprinderi individuale, societăți pe acțiuni și rezidenți ai Moldova IT Park. Serviciile noastre de evidență contabilă acoperă integral toate cele cinci puncte abordate în acest articol: monitorizarea pragului de TVA, calificarea corectă a contractelor de colaborare, gestionarea actelor primare, procedurile de distribuire a dividendelor și separarea patrimoniului.

Pentru aspectele juridice — analiza contractelor de colaborare, redactarea hotărârilor AGA, conformitatea cu noile prevederi din 2026 — colaborăm prin echipa noastră de servicii juridice, astfel încât întreaga operațiune fiscală și legală a clientului să fie acoperită dintr-un singur punct de contact.

Programează o consultație gratuită pentru o analiză individuală a situației companiei tale:

📞 +373 60 82 55 81 📍 str. Alexandru cel Bun 51/A, et. 5, Chișinău, MD-2012

ExpertCont — partenerul tău de încredere pentru evidența contabilă și consultanța juridică în Republica Moldova.